مدیریت زمان با 9 روش کاربردی و جامع

راز موفقیت پول نیست بلکه زمان است. 
 در مدیریت زمان بزرگترین چالشی که وجود دارد این است که زمان را برخلاف پول نمی‌توانید قرض بگیرید یا ذخیره کنید. شما به محض خرج کردن «زمان» دیگر نمی‌توانید آن را پس بگیرید؛ پس تنها راه حل مدیریت مؤثر زمان است. 
طبق تحقیقاتی که در سال ۲۰۲۲ انجام شد فهمیدیم ۸۸٪ مردم از هیچ سیستم مدیریت زمان درستی استفاده نمی‌کنند. مدیریت زمان می‌تواند :
•    استرس و اضطراب را کاهش دهد
•    بهره‌وری آن‌ها را بالا ببرد
•    تمرکز را بهبود ببخشد
•    باعث روابط بهتر در زندگی شخصی و حرفه‌ای شود
 
ما با استفاده از روش برنامه ریزی گام هفتم و با تحقیقات مختلف توانستیم ساده‌ترین و مؤثرترین تکنیک‌های مدیریت زمان را جمع آوری کنیم. شما می‌توانید با یک یا چند مورد از آن‌ها، مهارت مدیریت زمان خود را بهبود ببخشید. برای شروع آماده‌اید؟

بهترین سبک مدیریت زمان و برنامه  ریزی درست و اصولی مناسب با تیپ شخصیتی‌مان کدام است؟

طبیعتاً یک تکنیک مدیریت زمان برای همه کاربردی نیست. هر کسی با توجه به روحیات، خلقیات و سبک زندگی که دارد باید از یک روش مدیریتی خاص استفاده کند. برای اینکه بتوانید سبک مدیریتی خود را پیدا کنید ابتدا باید بفهمید در کدام یک از دسته‌های زیر قرار می‌گیرید:
1.افراد کمال گرا: این افراد می‌خواهند همه چیز عالی و بی‌نقص باشد. آن‌ها حاضرند اضافه کاری کنند تا یک پروژه با کیفیت را تحویل دهند اما اگر بخشی از کار دچار مشکل شود کل کار به خطر می‌افتد. این افراد در معرض خطر فرسودگی قرار دارند.
2.افراد حواس پرت: این افراد انگیزه  دارند اما خیلی راحت حواسشان پرت می‌شود. آن‌ها با یک تماس تلفنی، پیامک یا اعلان شبکه‌های اجتماعی به‌راحتی تمرکز خود را از دست می‌دهند.
3.افراد تک رو: به افراد تک رو، جنگنده هم می‌گویند. آن‌ها تلاش می‌کنند تا همه چیز را به تنهایی حل کنند. این گروه دائماً در حال کار هستند اما احساس رضایت نمی‌کنند.
4.افراد فداکار: افراد فداکار به جای اینکه برنامه روزانه خود را بر اساس کارهایشان تنظیم کنند آن را با درخواست‌های دیگران پر می‌کنند. این گروه علی رغم مسئولیت‌های زیاد خود از هر فرصتی برای انجام کارهای دیگران استفاده می‌کنند تا توسط آن‌ها تأیید شوند.
5.افراد اهمال کار: افراد اهمال کار نقطه مقابل افراد فداکار هستند. آن‌ها مسئولیت‌های مهمی که به عهده دارند را به تأخیر می‌اندازند. این اشخاص با فشار زیاد کار می‌کنند اما نتایج کار به دلیل اضطراب و استرس بیش از حدشان، بی‌کیفیت است.

بهترین روش‌های مدیریت زمان که تابه‌حال نمی‌دانستید!

تکنیک‌های مدیریت زمان به شما کمک می‌کنند تا در مسیر رشد فردی و موفقیت قرار بگیرید. تکنیک های مدیریت زمان کارهای شما را ساده می‌کنند و سرعتتان را افزایش می‌دهند.
1. Gamehaftom
2. Kanban
3. Timeboxing
4. Biological Prime Time
5. Pickle Jar Theory
6. The 10-Minute Rule
7. RPM
8. ABCDE
9. 1-3-5 Rule
 

1. Gamehaftom 

اگر احساس می‌کنید در انجام کارهایتان وقت کم می‌آورید یا نمی‌توانید کارهای خود را به درستی اولویت بندی کنید Gamehaftom بهترین گزینه است. Gamehaftom در قدم اول کمک می‌کند تا به درستی هدف گذاری کنید سپس با اختصاص دادن زمان کافی به هر هدف، آن‌ را محقق کنید. شما می‌توانید قبل از شروع روز خود چند جمله انگیزشی از بزرگان را بخوانید یا به پادکست‌های انگیزشی گوش دهید تا با انرژی بیشتری روزتان را شروع کنید. در نرم افزار هابی از روش گام هفتم استفاده شده است و شما با داشتن  هابی یک دوست و مشاور همیشگی خواهید داشت که هر روز کارها و مسئولیت‌هایتان را به شما یادآوری می‌کند، همراهتان است و عملکردتان را ارزیابی می‌کند.

2. Kanban

سیستم مدیریت زمان Kanban یک روش برای مدیریت و برنامه‌ریزی کارها است. این سیستم در اواخر دهه ۱۹۴۰ در یک شرکت خودروسازی ژاپنی به نام تویوتا توسعه یافت. اصل این سیستم بر این ایده استوار است که کارها در قالب تابلوهایی با ستون‌های مختلف نشان داده شوند. هر ستون به یک وضعیت خاص از کار (مانند "در حال انجام"، "در انتظار" و "انجام شده") اختصاص داده می‌شود.

در سیستم  Kanban، کارها به شکل کارت‌ها یا سوئیچ‌های کوچک نشان داده می‌شوند. این کارت‌ها بر روی تابلو قرار می‌گیرند و از طریق ستون‌ها جابه‌جا می‌شوند تا نشان‌دهنده وضعیت فعلی کار باشند. این سیستم به تیم‌ها کمک می‌کند تا کارها را به صورت یکپارچه و بهینه مدیریت کنند و همچنین بهبود مستمر را ترویج می‌کند.

از مزایای سیستم Kanban می‌توان به بهبود کیفیت، افزایش بهره‌وری، کاهش زمان تحویل پروژه و بهبود همکاری تیم اشاره کرد. این سیستم به مدیران و تیم‌ها کمک می‌کند تا بهتر بتوانند وظایف را تعیین کنند، زمان‌بندی مناسب را برای آن‌ها ایجاد کنند و به راحتی مشکلات را شناسایی و رفع کنند.

3. Timeboxing 

روش Timeboxing زیر مجموعه روش برنامه ریزی تایم بلاکینگ (Timeblocking) یا بلوک بندی زمانی است و شباهت زیادی به تکنیک Pomodoro دارد. در این روش شما باید طبق زمان تعیین شده کار کنید و به محض اتمام وقت، متوقف شوید. در Timeboxing:
- اهداف خود را مشخص می‌کنید.
- به هر کدام از آن‌ها یک زمان اختصاص می‌دهید.
- بر اساس مهلت تعیین شده کار می‌کنید.

4. Biological Prime Time 

با Biological Prime Time باید بالاترین سطح انرژی خود را در طول روز پیدا کنید و بر اساس آن کیفیت کارهای خود را افزایش دهید. در Biological Prime Time یا زمان زیستی شما باید در بهترین زمان بیولوژیکی خود، وظایف و مسئولیت‌هایی که به عهده دارید را انجام دهید. کشف این زمان به چند روز زمان احتیاج دارد؛ به‌عنوان‌مثال یک نفر ساعت ۹ صبح بیشترین تمرکز را دارد و یک نفر ساعت ۶ بعد از ظهر می‌تواند با تمرکز بیشتری کار کند.

5. Pickle Jar Theory 

برای مدیریت زمان و برنامه ریزی "Pickle Jar Theory" را امتحان کنید. شیشه‌ای را تصور کنید که حاوی سنگ، سنگ ریزه و ماسه است.
- معمولاً سنگ‌ها در بالا می‌مانند.
- سنگ ریزه‌ها به پایین می‌روند.
- شن‌ها در همه جا هستند.
سنگ‌ها نشان دهنده مهم‌ترین وظایفی هستند که شما باید تا پایان روز انجام دهید. سنگ ریزه‌ها کارهایی هستند که باید انجام شوند اما شما می‌توانید آن‌ها را به روز دیگری موکول کنید یا آن‌ها را به عهده افراد دیگر بگذارید. شن‌ها چیزهایی هستند که در طول روز مزاحم شما می‌شوند مانند تماس‌های تلفنی یا شبکه‌های اجتماعی. شما باید کارهای روزانه خود را بر اساس این ۳ دسته اولویت بندی کنید.

6. The 10-Minute Rule

ساده‌ترین روش مدیریت زمان این است که فقط 10 دقیقه روی کارتان تمرکز کنید، بعد از اتمام ۱۰ دقیقه به خودتان استراحت بدهید و مجدداً این کار را تکرار کنید. با قانون The 10-Minute نقش مدیریت زمان در زندگی را بهتر درک خواهید کرد.

7. RPM

تکنیک RPM توسط آنتونی رابینز ایجاد شد. در این روش شما به مغز خود یاد می‌دهید با تصور چیزهایی که می‌خواهد، آن‌ها را به واقعیت تبدیل کند. این تکنیک برای اهداف بلند مدت بسیار خوب است. طبق این تکنیک شما باید:
- به‌طور واقع‌بینانه‌ای کارهایی که باید در هفته انجام دهید را یادداشت کنید.
- کارهای مشابه را در یک گروه قرار دهید.
- روی مهم‌ترین کارها تمرکز کنید.
- درباره نتایج نهایی حاصل از انجام کارها فکر کنید.
- فعالیت‌هایی که می‌توانند به شما در این مسیر کمک کنند را پیدا کنید و در صورت لزوم از آن‌ها کمک بگیرید.

8. ABCDE

A: مهم‌ترین وظیفه
B: وظایف مهم
C: کارهایی که انجام دادن آن‌ها خوب است
D: کارهایی که باید به روز دیگری محول شوند
E: کارهایی که باید از لیست حذف شوند
شما باید به همین ترتیب، کارهای روزانه خود را بنویسید.

9. 1-3-5 Rule 

با این تکنیک تمرکز شما فقط روی موارد زیر خواهد بود:
1 کار بزرگ
3 کار متوسط
5 کار کوچک
با انجام دادن کار بزرگ احساس موفقیت می‌کنید، سپس با انگیزه بیشتری به سمت انجام وظایف متوسط و کوچک می‌روید.

کلام آخر
اگر در انجام کارهایتان تعلل و تنبلی می‌کنید یا انگیزه کافی ندارید با استفاده از تکنیک‌هایی که در این مقاله بررسی کردیم روند زندگی خود را تغییر دهید. پیشنهاد می‌کنیم برای مدیریت بهتر زمان و مدیریت وظایف «نه گفتن» را هم تمرین کنید. شما باید یاد بگیرید که چگونه در برابر خواسته‌های دیگران در صورت لزوم «نه» بگویید. نه گفتن باعث می‌شود بهتر از عهده مسئولیت‌های خود برآید و زمان را بهتر مدیریت کنید.