چطور برنامه ریزی روزانه خوبی داشته باشم؟

آیا تا به حال برای شما پیش آمده هنگام خواب از خودتان بپرسید امروز را چطور پشت سر گذاشتم؟ آیا تا به حال با خودتان فکر کردید چرا به جای اینکه به اهدافم نزدیک‌تر شوم از آن‌ها دورتر می‌شوم؟ آیا مشغله‌های روزمره باعث شدند احساس کنید تمرکز کافی برای انجام کارهایتان را ندارید؟ اگر پاسخ شما به این سؤالات مثبت است پس حتماً ادامه این مطلب را بخوانید. در این مقاله قرار است در خصوص اصول و راهکارهای برنامه ریزی روزانه با شما صحبت کنیم و چند ترفند جادویی را به شما یاد دهیم تا از این پس از دقایق و ساعت‌هایتان به‌طور بهینه‌تری استفاده کنید.

 

افراد موفق چگونه برنامه ریزی می‌کنند؟

همه ما باید هر روز یک سری وظایف روتین را چه در زندگی شخصی، چه در محل کار یا دانشگاه انجام دهیم. ایجاد تعادل بین کار و زندگی چالش جدی است اما غیرممکن نیست. این امکان وجود دارد که علی رغم همه کارها و مسئولیت‌ها یک زندگی رضایت بخش داشته باشیم. برای داشتن این زندگی باید نحوه صحیح برنامه ریزی روزانه زندگی را یاد بگیریم.

•  فکر کنید
•  روز خود را خوب شروع کنید
•  یک فهرست درست کنید
•  وظایف خود را اولویت بندی کنید
•  برای هر وظیفه یک مهلت تعیین کنید
•  کارهای تکراری را شناسایی کنید
•  در فواصل زمانی کار کنید
•  ترفندهای مختلف را در برنامه ریزی خود اعمال کنید
•  انعطاف پذیر باشید

1. فکر کنید.
اگر در روز فقط ۱۰ دقیقه از ۲۴ ساعت را به فکر کردن اختصاص دهید، کاری می‌کند که کل روزتان را به خوبی سپری کنید ابتدا محاسبه کنید که در یک روز چقدر زمان دارید و سپس برای انجام هر کار زمان مورد نیازش را مشخص کنید ، بعد از آن می‌توانید روی نحوه پیاده سازی تمرکز کنید.
2. روز خود را خوب شروع کنید.
شما می‌توانید صبح خود را به شکل‌های مختلفی شروع کنید. افراد زیادی بلافاصله بعد از بیدار شدن مدیتیشن می‌کنند یا یک فنجان آب گرم می‌نوشند. بهترین حالت این است که بلافاصله بعد از بلند شدن با چند حرکت ورزشی، بدنتان را گرم کنید. این کار ۱۰ تا ۱۵ دقیقه زمان لازم دارد و به شما این اجازه می‌دهد تا از لحاظ روحی و جسمی انرژی بیشتری برای ادامه روز داشته باشید. مدیتیشن هم راه خوبی است که به تنظیم خلق و خوی شما کمک می‌کند.
3. یک فهرست درست کنید
قبل از اینکه برنامه ریزی روزانه را شروع کنید، فهرستی از کارهایی که باید در طول روز انجام دهید را تهیه کنید. یک برنامه ریزی موفق استرس شما را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. وقتی می‌دانید قرار است در طول روز چه کار کنید اوضاع بهتر می‌شود و مطمئن شوید که می‌توانید به تمام کارهای کوچک و بزرگتان برسید.

هنگام برنامه ریزی دسته بندی داشته باشید؛ به‌عنوان ‌مثال تعهدات شخصی، الزامات شغلی، کارهای خانه و زندگی اجتماعی خود را به‌عنوان یک دسته کلی در نظر بگیرید و کارهایی که برحسب آن‌ها باید انجام دهید را به‌عنوان زیر مجموعه مشخص کنید. با دسته‌بندی می‌توانید همه چیز را متعادل‌تر کنید و زمان خاصی را به هر گروه اختصاص دهید. این شکل برنامه ریزی کردن تضمین می‌کند که هیچ جنبه از زندگی‌تان نادیده گرفته نشود.
4. وظایف خود را اولویت بندی کنید
اکنون زمان آن فرا رسیده که کارهای خود را اولویت بندی کنید. در اینجا «اصل پارتو» به شما کمک می‌کند. بر اساس این اصل ۲۰ درصد تلاش شما ۸۰ درصد از نتیجه را رقم می‌زند؛ پس وظایفی که بیشترین دستاوردها را برای شما دارند در اولویت قرار دهید. برای اینکه اولویت هر کار را مشخص کنید سؤالات زیر را از خود بپرسید:

• کدام وظایف دارای ضرب‌الاجل هستند؟
• کدام وظایف را باید در روز خاصی انجام دهم؟
• کدام کارها را می‌خواهم بعداً تکمیل کنم؟
• کدام کار اگر انجام نشود من مضطرب می‌شوم؟

5. برای هر وظیفه یک مهلت تعیین کنید.
برای وظایفتان یک «مهلت یا ضرب‌الاجل» تعیین کنید. این کار شما را موظف می‌کند تا آن‌ها را حتماً انجام دهید. ضرب‌الاجل‌ها نه تنها برای وظایف شغلی بلکه برای کارهای شخصی هم کارساز هستند.
6. کارهای تکراری را شناسایی کنید.
برای اینکه برنامه ریزی دقیق‌تری داشته باشید، کارهایی که هر روز تکرار می‌شوند را مشخص کنید. در این صورت دیگر هر روز یا هر هفته به یک برنامه ریزی مجدد نیاز ندارید.
7. در فواصل زمانی کار کنید.
برای اینکه از کار کردن خسته نشوید برای خودتان فواصل زمانی مشخصی را تعیین کنید به‌عنوان‌مثال:

• ۵۰ دقیقه کار کنید.
• ۱۰ دقیقه استراحت داشته باشید.
• ۵۰ دقیقه کار کنید.
• ۳۰ دقیقه استراحت داشته باشید.
• این فرایند را تکرار کنید.

این کار علاوه بر اینکه به مغز کمک می‌کند تا با تمرکز بیشتری وظایفش را انجام دهد، بهره‌وری شما را هم تا حد زیادی افزایش می‌دهد.
8. ترفندهای مختلف را در برنامه ریزی خود اعمال کنید.

- تکنیک پومودورو: با این تکنیک معروف شما هنگام انجام کارهایتان خستگی را حس نمی‌کنید. در این تکنیک باید ۲۵ دقیقه به‌طور متمرکز کار کنید، ۵ دقیقه استراحت داشته باشید و مجدداً این چرخه را تکرار کنید.

- تکنیک قورباغه‌ات را بخورید: این تکنیک برای غلبه بر «اهمال کاری» بسیار خوب است. بر اساس این ترفند شما باید روز خود را با سخت‌ترین و حیاتی‌ترین کاری که به عهده دارید شروع کنید.
9. انعطاف پذیر باشید.
انعطاف پذیری در برنامه ریزی روزانه زندگی اهمیت زیادی دارد. پیشنهاد ما این است که ابتدا برنامه خود را به مدت یک یا دو هفته به‌صورت امتحانی اجرا کنید سپس مجدداً نگاهی به آن بیندازید و در صورت نیاز تغییراتی ایجاد کنید. انعطاف پذیر بودن در برنامه‌ریزی استرس را کاهش می‌دهد و کیفیت برنامه را بالا می‌برد.

 

چرا برنامه ریزی روزانه مهم است؟

• باعث ایجاد عادات خوب می‌شود.
• یک ساختار عالی و با کیفیت ایجاد می‌کند.
• بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
• از اهمال کاری جلوگیری می‌کند.
• استرس را از بین می‌برد.
• تمرکز را بهبود می‌بخشد.
• در زمان صرفه جویی می‌کند.

 

اهمیت تعیین اهداف و اولویت بندی آنها

تا الان با مزایای برنامه ریزی روزانه و روش ساخت یک برنامه آشنا شدید، الان وقت آن رسیده که به اهمیت تعیین اهداف و اولویت بندی هدف هایتان پی ببرید. به طور کلی، تعیین اهداف و اولویت‌ها ابزاری قدرتمندی برای بهبود برنامه ریزی روزانه شماست و به شما کمک می‌کند تا به دستیابی به اهدافتان نزدیک‌تر شوید.

چند مورد از خوبی های اولویت بندی اهداف روزانه :

• هدف‌گذاری موثر: با داشتن اهداف واضح، می‌توانید بهتر بفهمید که چه کارهایی باید در روز خود انجام دهید. این به شما کمک می‌کند تا به یک سیستم واضح و عملی  دست پیدا کنید.
• تمرکز بر اولویت‌ها: با تعیین اولویت‌ها، می‌توانید وظایف مهم تر را از وظایف کم ‌اهمیت‌تر تفکیک کنید و  برای به نتیجه رساندن وظایف اصلی و مهم خود وقت و انرژی بیشتری را اختصاص  بدهید.
• انگیزه برای انجام کارها: داشتن اهداف واضح با اولویت های تعیین شده، انگیزه شما را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد. وقتی به دنبال دستیابی به اهداف خود هستید، بهتر می‌توانید خود را متمرکز کنید و از انجام وظایف لذت ببرید.
• ارزیابی پیشرفت: با تعیین اهداف و اولویت بندی آنها می توانید پیشرفت خود را بهتر اندازه‌گیری کنید و اینکه  بدانید دقیقا در کجای مسیر پیشرفت خود قرار دارید، چقدر به اهداف خود نزدیک شده‌اید و  آیا برای ادامه مسیر به اعمال تغییراتی در برنامه ریزی و یا اولویت بندی اهداف خود دارید یا نه.

برای استفاده از تمام خوبی ها و مزایای برنامه ریزی روزانه شما باید بتوانید به طور روزانه پیشرفت اهداف خود را ارزیابی واندازه گیری کنید و برای ارزیابی اهداف باید از ابزارهای مناسب استفاده کنید.

 

ابزارهایی که به شما در برنامه ریزی کمک کنند

همه ما دوست داریم یک برنامه فیزیکی خوب و زیبا داشته باشیم اما گاهی اوقات این برنامه‌ریزی فیزیکی به اندازه‌ای که فکر می‌کنیم مؤثر نیست! حتماً تا به حال تجربه نوشتن برنامه روی کاغذ را داشتید و با مشکلاتی مانند عدم فضای کافی، نامرتبی، ظاهر معمولی یا خط خوردگی مواجه شدید! این موضوع حتماً پریشان و ناامیدتان کرده است. تنها راه جلوگیری از این ناراحتی و سردرگمی داشتن یک برنامه ریزی آنلاین است.
برنامه ریزی آنلاین اجازه می‌دهد وظایف خود را اولویت بندی کنید، فضای کافی برای هر کدام از آن‌ها ایجاد کنید، برنامه خود را با دوستان و همکارانتان به اشتراک بگذارید و همیشه به آن دسترسی داشته باشید. اگر به دنبال چنین ابزاری می‌گردید در ادامه ۲ پیشنهاد منحصر به فرد برای شما داریم:

• اپلیکیشن برنامه ریزی و توسعه فردی هابی: این اپلیکیشن برای کسانی که احساس می‌کنند دچار روزمرگی شدند، به دنبال آینده و زندگی بهتری می‌گردند، دوست دارند جایگاه فعلی خود را ارتقا دهند یا در طول روز برای انجام وظایفشان وقت کم می‌آورند عالی است.

 

• برنامه ترلو: این برنامه برای مدیریت آنلاین مسئولیت‌ها بسیار خوب است. با ترلو می‌توانید کارهایتان را لیست کنید، ستون‌های مختلف ایجاد کنید، اتمام هر کار را مشخص کنید و با افراد دیگر در ارتباط باشید.

کلام آخر

مدیریت زمان مستلزم این است که زمان مشخصی را به هر کدام از کارهای نوشته شده در برنامه‌تان اختصاص دهید. راه‌های مختلفی برای ساخت یک برنامه ریزی موفق وجود دارد. در این مقاله مراحلی که برای این کار لازم است را با یکدیگر را بررسی کردیم. با برنامه ریزی نه تنها احساس می‌کنید کنترل بهتری بر زندگی‌تان دارید بلکه آرامش و اعتماد به نفس بیشتری را تجربه می‌کنید.